Englisch in Alltagssituationen
Wie schreibt man eine formelle E-Mail auf Englisch?
B1
Betreff, Anrede, Einstieg, Anliegen, Schluss, Grußformel: der Aufbau, der immer passt, ob an deine Lehrerin, für eine Praktikumsbewerbung oder später im Job, von Dear Mr. bis Hi Tom.
Kurze Antwort
Die formelle E-Mail auf Englisch hat wie im Deutschen feste Regeln, nur andere: Sie ist direkter und kürzer. Eine lange Höflichkeitsformel (I hope this email finds you well and that you had a pleasant weekend) wirkt altmodisch und übertrieben. Umgekehrt wirkt ein Einstieg mit Hi, can you send me… ohne jede Überleitung schroff. Das richtige Maß: ein greeting, eine kurze opening line, ein klar gegliederter Hauptteil (ein Thema pro Absatz), eine closing line, die sagt, was du erwartest, und ein sign-off. Das brauchst du, wenn du einer Lehrkraft schreibst, dich um ein Praktikum bewirbst oder beim Schüleraustausch Kontakt aufnimmst. Und lies immer Korrektur: auf Tippfehler, auf großgeschriebene Nomen wie im Deutschen und auf vergessene Anhänge (I attached the file ohne Anhang = ein Klassiker).
Der Ablauf, Schritt für Schritt
Jede Etappe zeigt einen typischen Gesprächsverlauf. Mit „oder“ markierte Sätze sind andere mögliche Antworten, je nach Situation.
1. Der Betreff: klar, kurz, mit Handlungsbedarf
Höchstens 5 bis 7 Wörter. Sag, worum es geht oder was du erwartest.
- Du
Subject: Quarterly report, Q3 2026, for your review
Betreff: Quartalsbericht, Q3 2026, zur Durchsicht
→ Guter Betreff: Thema + Zeitraum + was zu tun ist.oderSubject: Meeting request, Tuesday or Wednesday next week?
Betreff: Terminanfrage, Dienstag oder Mittwoch nächste Woche?
oderSubject: Follow-up on our call yesterday
Betreff: Nachtrag zu unserem Telefonat gestern
oderSubject: Quick question about the budget
Betreff: Kurze Frage zum Budget
oderSubject: [URGENT] Server down, production impact
Betreff: [DRINGEND] Server ausgefallen, Betrieb betroffen
→ [URGENT] oder [ACTION REQUIRED] nur, wenn es wirklich stimmt.
2. Die Anrede: Dear oder Hi?
Dear = förmlich, erster Kontakt, Lehrkräfte, Firmen. Hi = halbformell, wenn du die Person schon kennst. Hey = nur unter guten Bekannten.
- Du
Dear Mr. Smith,
Sehr geehrter Herr Smith,
Förmlich→ Förmlich + Nachname. Mr. mit Punkt in den USA, ohne Punkt in Großbritannien. Nach dem Komma geht es im Englischen mit einem Großbuchstaben weiter.oderDear Sarah,
Liebe Sarah,
Förmlich→ Förmlich, aber mit Vornamen, wenn du die Person schon kennst.oderDear Sir or Madam,
Sehr geehrte Damen und Herren,
Förmlich→ Wenn du den Namen nicht kennst.oderDear Hiring Manager,
Sehr geehrte Damen und Herren (in einer Bewerbung),
Förmlich→ Alternative zu Sir or Madam für eine Bewerbung.oderHi Sarah,
Hallo Sarah,
Neutral→ Der moderne Standard, auch unter Kolleginnen und Kollegen.oderHello team,
Hallo zusammen,
Neutral→ Für eine E-Mail an eine Gruppe.oderHey Tom,
Hey Tom,
Informell→ Nur unter guten Bekannten.
3. Die opening line: in einem Satz den Rahmen setzen
Ein einziger Satz. Entweder den Zusammenhang nennen oder den Grund der E-Mail. Kein Smalltalk übers Wetter.
- Du
I hope this email finds you well.
Ich hoffe, Sie sind wohlauf.
Förmlich→ Der Klassiker für jede Gelegenheit, aber sparsam einsetzen, er ist sehr abgenutzt.oderThank you for your email earlier today.
Vielen Dank für Ihre E-Mail von heute Morgen.
NeutraloderFollowing up on our conversation last Friday,
Im Anschluss an unser Gespräch letzten Freitag:
NeutraloderI'm writing to ask about the upcoming product launch.
Ich schreibe, um nach der bevorstehenden Produkteinführung zu fragen.
Neutral→ I am writing to + Verb = die übliche förmliche Einstiegsformel.oderI'm reaching out regarding the invoice from last month.
Ich melde mich wegen der Rechnung vom letzten Monat.
NeutraloderQuick one for you:
Kurze Frage:
Informell→ Nur unter guten Bekannten.
4. Der Hauptteil: ein Thema pro Absatz, klare Verben
Direkt zur Sache. Kurze Sätze. Absätze mit 2 bis 4 Zeilen. Leerzeilen zwischen den Blöcken.
- Du
Could you please send me the updated report by Friday?
Könnten Sie mir bitte bis Freitag den aktualisierten Bericht schicken?
FörmlichoderWould it be possible to schedule a call next week?
Wäre es möglich, nächste Woche ein Telefonat zu vereinbaren?
Förmlich - Du
Please find attached the contract for your review.
Im Anhang finden Sie den Vertrag zur Durchsicht.
Förmlich→ Please find attached ist die förmliche Standardformel. Alternative: I've attached… Nicht wörtlich „In the appendix you find“.oderI have attached the latest version of the deck.
Ich habe die neueste Version der Präsentation angehängt.
Neutral - Du
As discussed,
Wie besprochen:
NeutraloderJust a heads-up:
Nur zur Info vorab:
InformelloderApologies for the delay in getting back to you.
Entschuldigen Sie bitte die späte Antwort.
Förmlich→ Apologies for + Nomen (nicht Sorry to + Verb). - Du
Could you confirm receipt?
Könnten Sie den Eingang bestätigen?
Förmlich
5. Die closing line: sagen, wie es weitergeht
Ein Satz zum Abschluss, der zeigt, was du erwartest.
- Du
Looking forward to hearing from you.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Neutral→ Der Standard für jede Situation.oderI look forward to your reply.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Förmlich - Du
Let me know if you have any questions.
Melden Sie sich gern, wenn Sie Fragen haben.
NeutraloderPlease let me know your thoughts.
Bitte lassen Sie mich wissen, was Sie davon halten.
Förmlich - Du
Many thanks in advance.
Vielen Dank im Voraus.
Förmlich→ Förmlicher als Thanks in advance.oderThanks!
Danke!
Informell - Du
Have a great weekend.
Schönes Wochenende!
Neutral
6. Der sign-off: richtig grüßen
Der klassische Fehler: Stilebenen mischen. Dear passt zu Yours sincerely / Kind regards, nie zu Cheers.
- Du
Yours sincerely,
Mit freundlichen Grüßen (förmlich, Name bekannt)
Förmlich→ Förmlich in Großbritannien, wenn du den Namen kennst (Dear Mr. Smith).oderYours faithfully,
Mit freundlichen Grüßen (förmlich, Name unbekannt)
FörmlichUK→ Förmlich in Großbritannien, wenn du den Namen nicht kennst (Dear Sir or Madam).oderSincerely,
Mit freundlichen Grüßen (US)
FörmlichUSoderKind regards,
Freundliche Grüße
Förmlich→ Heute die häufigste Grußformel in förmlichen E-Mails.oderBest regards,
Beste Grüße
FörmlichoderBest,
Viele Grüße
Neutral→ Moderner Standard, halbformell.oderThanks,
Danke,
InformelloderCheers,
Liebe Grüße, Gruß
InformellUK→ Britisch, unter Kollegen. Nie in einer offiziellen E-Mail.
Der nützliche Wortschatz
Die Teile einer E-Mail
- subject (line)Betreff(zeile)
- greetingAnrede
- opening lineEinleitungssatz
- bodyHauptteil
- closing lineSchlusssatz
- sign-off / closingGrußformel
- signatureSignatur
- attachmentAnhang
Bitten und Anfragen
- to follow upnachhaken, nachfassen
- to reach outsich melden, Kontakt aufnehmen
- to confirmbestätigen
- to schedule / to set upansetzen / vereinbaren
- to update (sb on sth)auf den neuesten Stand bringen (jemanden über etwas)
- to forwardweiterleiten
- to cc / to bccin Kopie setzen / in Blindkopie setzen
- to reply / to respondantworten
Feste Wendungen
- as per our conversationwie besprochen
- for your information (FYI)zur Info (FYI)
- EOD (end of day)bis Ende des Tages (EOD)
- COB (close of business)bis Geschäftsschluss (COB)
- ASAP (as soon as possible)so bald wie möglich (ASAP)
- TBC (to be confirmed)noch zu bestätigen (TBC)
- OOO (out of office)nicht im Büro, Abwesenheitsnotiz (OOO)
- NDA (non-disclosure agreement)Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
UK vs. US: die Unterschiede
| Du willst sagen… | UK | US |
|---|---|---|
| Förmliche Anrede (Name bekannt) | Dear Mr. Smith, | Dear Mr. Smith, |
| Förmliche Anrede (Name unbekannt) | Dear Sir or Madam, | To whom it may concern, |
| Förmlicher Gruß (Name bekannt) | Yours sincerely, | Sincerely, |
| Förmlicher Gruß (Name unbekannt) | Yours faithfully, | Sincerely, |
| Halbformeller Gruß | Kind regards, | Best regards, |
| Lockerer Gruß | Cheers, / Thanks, | Thanks, / Best, |
Diese Fallen solltest du vermeiden
1. Dear Mr. John ❌
Dear Mr. + Nachname, nie der Vorname, genau wie bei „Sehr geehrter Herr Smith“. ✓ Dear Mr. Smith. ✗ Dear Mr. John (klassischer Fehler). Mit Vornamen: Dear John (ohne Mr.) oder Hi John.
2. I hope you are doing well in jeder E-Mail
Wird sehr oft benutzt und ist zum Klischee geworden, vor allem am Anfang jeder E-Mail. Wechsle ab: Thank you for your email earlier, Following up on our conversation, I'm writing to…. Eine lange, wörtlich übersetzte Höflichkeitsformel („Ich hoffe, Sie sind wohlauf und hatten ein schönes Wochenende“) klingt auf Englisch schwerfällig.
3. Dear Mr. Smith + Cheers ❌
Eine katastrophale Mischung der Stilebenen. Dear verlangt Yours sincerely oder Kind regards. Hi passt zu Best oder Thanks. Cheers ist sehr locker und nur britisch, nie nach Dear.
4. In the appendix you find ❌
Wörtlich nach „Im Anhang finden Sie“. Appendix ist aber der Anhang eines Buchs oder Berichts. Die richtige Formel: Please find attached (auch nicht in attachment). Moderne Alternativen: I have attached / I'm attaching. Und prüf immer, ob die Datei wirklich angehängt ist, bevor du sendest.
5. Alles in Großbuchstaben / nicht Korrektur gelesen
Großbuchstaben bedeuten auf Englisch SCHREIEN. Nur für echte Notfälle (URGENT, SERVER DOWN). Sonst normale Schreibung, und die heißt: Nomen klein, anders als im Deutschen (I will send you the report, nicht the Report). Lies immer Korrektur: Ein 'I will sent you the file' statt send oder ein falsches 'their/there/they're' fällt allen Muttersprachlern auf.
Quiz zum Üben
Im Lehrplan: Klasse 9
„Formelle E-Mail“ im Lehrplan
Dieses Thema steht im Englisch-Lehrplan der folgenden Klassenstufen: Dort findest du es im Zusammenhang des Schuljahres, mit den anderen Regeln, Verben und Wortfeldern.
Rund um Formelle E-Mail
Weitere Karten zum selben Sprachpunkt oder zur selben Verwendung.
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Häufige Fragen
Wie beginnt man eine formelle E-Mail auf Englisch?+
Wähl die Anrede passend zum Ton. Förmlich + Name bekannt: Dear Mr./Ms. + Nachname. Förmlich + Name unbekannt: Dear Sir or Madam (UK) oder To whom it may concern (US), wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Halbformell: Hi + Vorname. Locker: Hey + Vorname (nur unter guten Bekannten). Dann eine opening line: I'm writing to… / I hope this email finds you well / Thank you for your email.
Wie beendet man eine E-Mail auf Englisch?+
Der sign-off muss zur Anrede passen. Dear Mr. Smith → Yours sincerely, (UK) oder Sincerely, (US). Dear Sir or Madam → Yours faithfully, (UK). Hi + Vorname → Best regards / Kind regards / Best. Sehr locker (gute Bekannte): Thanks, / Cheers, (UK).
Was heißt „im Anhang finden Sie“ auf Englisch?+
Please find attached + Name der Datei (förmlich) oder I have attached / I'm attaching + Name der Datei (halbformell). Bloß nicht In the appendix you find, wörtlich nach „Im Anhang finden Sie“: Appendix ist der Anhang in einem Buch, nicht an einer E-Mail. Prüf vor dem Senden, ob der Anhang wirklich dran ist, das Vergessen ist ein Klassiker.
Wie hakt man auf Englisch höflich per E-Mail nach?+
Drei Formeln. 1) I'm following up on my email from + Datum. 2) Just a quick follow-up on + Thema. 3) I wanted to check in on the status of + Thema. Nenne immer das Datum der ersten E-Mail und sag klar, was du brauchst. Bleib neutral, ohne Vorwurf.
Was heißt „Mit freundlichen Grüßen“ auf Englisch?+
Je nach Ton. Förmlich: Yours sincerely, (UK, Name bekannt), Yours faithfully, (UK, Name unbekannt), Sincerely, (US). Der Standard in förmlichen E-Mails: Kind regards, oder Best regards,. Modern und halbformell: Best,. Locker: Thanks, oder Cheers, (UK).
Wie schreibt man auf Englisch einen guten Betreff?+
Höchstens 5 bis 7 Wörter, mit Thema + erwarteter Handlung. Beispiele: „Internship application, Year 9 work experience“, „Question about the homework“, „Follow-up on our call yesterday“, „Quick question about the project“. [URGENT] oder [ACTION REQUIRED] nur, wenn es wirklich dringend ist.
Aktualisiert am 15. Oktober 2026 vom Big-Challenge-Lehrteam. Seit 1999 nehmen jedes Jahr mehr als 190.000 Schülerinnen und Schüler an unserem Englischwettbewerb teil. Unser pädagogischer Ansatz →
The Big Challenge · Aktualisiert am 15. Oktober 2026 · Quelle: www.thebigchallenge.com/de/academy/englisch-lernen/situationen/formelle-e-mail
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